Confira 4 tipos de eventos online interessantes para a sua empresa organizar e tudo o que você precisa saber para tirá-los do papel.

O mercado de eventos foi revolucionado pelo uso da tecnologia. Se antigamente era necessário se ater ao modelo presencial, hoje é possível realizá-los à distância e se beneficiar de uma série de fatores – sejam eles o maior alcance, a redução de custos e até o engajamento via chat.

E quando falamos de utilizar o formato digital, existem muitas possibilidades que podem oferecer uma experiência diferenciada ao seu público. Pensando nisso, fizemos este artigo com os principais tipos de eventos online para a sua empresa organizar, além de tudo que será necessário para tirá-los do papel. Confira:

O que é um evento online?

Antes de tudo, é importante explicar o conceito de evento. Trata-se da reunião de pessoas com um objetivo específico em um lugar definido – tudo isso planejado com antecedência. Esta definição é abrangente e abraça uma vasta gama de nichos.

Se antigamente era necessário se ater ao modelo presencial, os processos de transformação digital permitiram a criação de novos formatos. Nasce aí o evento online, onde o espaço físico é substituído pelo virtual – isso é possibilitado pela tecnologia de live streaming.

Ao adotar esta modalidade de evento, é possível desfrutar de uma série de benefícios. A seguir, listamos os principais:

Maior alcance para o evento

Como se pode esperar de um evento que não depende de um espaço físico, há um aumento no alcance ao aderir à digitalização. Diferentemente do modelo presencial, é possível acompanhar o evento online em qualquer localidade.

Além de oferecer maior comodidade ao usuário, este maior alcance também potencializa a sua audiência. Assim, mais pessoas poderão assistir ao evento – e utilizando o dispositivo que desejarem.

Redução de custos

Sabia que o evento online é uma opção bastante interessante financeiramente? Por não depender de um espaço físico, as despesas logísticas serão reduzidas drasticamente – ou até zeradas.

Não será necessário investir tanto no transporte, alimentação e hospedagem dos speakers. Além disso, pode ser gravado num espaço menor e que precise de menos investimento – isso se não for feito com todos os participantes atuando remotamente.

E já falamos que o evento online exige menos mão-de-obra para ser viabilizado? Isso contribui ainda mais para a redução de custos permitida por este modelo.

Claro, é necessário investir mais em tecnologia – desde uma conexão de internet robusta à plataforma de eventos escolhida. Mesmo com estes gastos, o evento online oferece melhor relação custo-benefício.

Facilita o uso do conteúdo após o evento

Outra vantagem oferecida pelos eventos online é o fato dele permitir o uso de seu conteúdo após o evento. Você pode disponibilizá-lo para os usuários no site de vídeos de sua preferência – seja de graça ou vendendo o acesso.

Desta forma, é possível utilizá-lo na sua estratégia de conteúdo – seja para a captação de leads ou até lançar sua própria plataforma de conteúdos. Isso tudo sem nenhum custo adicional porque o evento online já prevê o uso de equipamentos de gravação.

Quais são os principais tipos de eventos online?

Todos os segmentos podem utilizar a tecnologia de transmissão ao vivo para organizarem eventos online. Desta forma, é importante ressaltar que esta lista independe de nichos e o importante é você escolher o que fizer sentido para seu público. Confira os principais tipos:

Workshops

Para começar, vale apontar para os workshops. Neste tipo de evento, ocorre uma reunião de pessoas interessadas em um determinado assunto ou projeto. Geralmente é um treinamento focado em atividades práticas e debates.

Assim, é importante considerar a necessidade usar a criatividade para adaptar este tipo de evento ao formato digital. Afinal de contas, o aluno está participando via internet e, apesar de ter maior comodidade e flexibilidade, pode perder o foco com facilidade.

Palestras e conferências

Com o uso da tecnologia de live streaming, as palestras e conferências online se tornaram ainda mais viáveis. Se antes havia uma limitação de espaço físico, hoje é possível realizar este tipo de evento com os participantes em localidades diferentes.

Em geral, os palestrantes fazem uma apresentação sobre determinado assunto de seu domínio. Assim, o evento inclui sessões sobre um tema central com painéis, palestras ou debates.

Além das já citadas palestras, trata-se de um tipo muito usado em conferências ou convenções de vendas onde profissionais se reúnem para apresentar resultados e traçar metas.

Meetups

Outro tipo interessante para ser organizado é o Meetup. Mas o que é isso? São encontros informais cujo objetivo é estimular o networking e a troca de conhecimentos entre profissionais.

Apesar de ser comumente presencial, os meetups online são uma alternativa atrativa para realizar este encontro sem ter todos os participantes no mesmo espaço. Este tipo pode ser usado também para criar uma comunidade engajada.

Seminários

Para concluir a lista, vale apontar para os simpósios. Este tipo de evento também migrou do offline para o online e tem o objetivo de reunir especialistas sobre um tema para debater ideias e chegar a uma conclusão sobre o assunto.

Aqui, o convidado ou orador expõe informações e fatos sobre o tema e abre a discussão para o público. Ou seja, é importante oferecer um espaço onde os participantes possam interagir e debater.

Quais os formatos de eventos online?

Você leu acima sobre os principais tipos de eventos online que a sua empresa pode organizar, mas ainda é importante considerar qual formato utilizar. Como assim? Ao usar a tecnologia de transmissão ao vivo para realizá-lo digitalmente, existem duas modalidades: o virtual e o híbrido. A seguir, explicaremos cada uma delas:

1. Evento Virtual

Este formato depende da participação remota de todas as pessoas – desde palestrantes até os convidados. Para isso, deve-se usar um software de videoconferência para todos os participantes atuarem à distância e incorporá-lo à plataforma de transmissão ao vivo.

Como exemplo de evento virtual vale citar o FLOW Experience 2020, organizado pela Netshow.me. Foram sete horas de conteúdo transmitidos ao vivo no Netshow.me Flow, com todos participando de maneira remota – confira aqui. 

2. Evento híbrido

E se você quiser juntar os modelos presencial e virtual? É possível! Com o uso do formato de evento híbrido, é possível oferecer o melhor de dois mundos. Como assim? Nesta modalidade, os speakers ou o público podem estar à distância.

Nos eventos híbridos, também existe a possibilidade utilizar o Multi Hub Meeting e conectar um local principal a vários outros. Trata-se de uma opção que exige maior investimento e costuma ser usada em eventos estratégicos e de grande porte.

Como fazer um evento online?

Seja usando a modalidade híbrida ou 100% online, vale ressaltar que a tecnologia é uma importante aliada da maneira com a qual nos comunicamos e geramos negócios. Mas e como organizar um evento online? A seguir, fizemos uma checklist com todos os itens necessários. São os seguintes:

Software de transmissão ao vivo

Quando falamos sobre a realização de um evento digital, é necessário definir a plataforma de transmissão ao vivo onde ele será exibido – e existem muitas opções! Por exemplo, você pode escolher fazê-lo nas redes sociais.

Mas e se o objetivo é utilizar soluções mais profissionais? Um software de transmissão ao vivo é uma boa pedida, permitindo monetização do conteúdo via Pay-Per-View. Além disso, esta opção fornece relatórios de audiência completos.

Outra opção é transmitir o evento na sua própria plataforma de vídeos. Com todos os benefícios da plataforma de transmissão ao vivo profissional, esta solução também permite a disponibilização do conteúdo após o término.

Vale ressaltar que é possível escolher mais de uma opção e adotar o conceito de multistreaming. No entanto, esta decisão precisa fazer sentido estrategicamente.

Software de videoconferência

Como os eventos virtuais geralmente precisam conectar os speakers de diversas localidades, é necessário utilizar um software de videoconferência para conectá-los. Apesar de ser confundido com a plataforma de transmissão ao vivo, ambos usam abordagens diferentes. Existem opções atrativas e gratuitas como o Zoom, Skype e Google Hangouts.

Encoder profissional

Mais um software? Pois é! Para realizar o seu evento digital, é importante contar com um encoder profissional. Este programa converte todas os dados da transmissão ao vivo para ela ser utilizada em outras plataformas.

Esta ferramenta é imprescindível para qualquer transmissão com produção profissional. Por quê? O encoder permite a inserção de trilha sonora, elementos visuais como vinhetas e até imagens de uma ou mais câmeras.

Existem muitas opções disponíveis no mercado. Recomendamos o OBS Studio por se tratar uma opção gratuita e fácil de usar.

Link de internet

Para realizar um evento digital de alto nível, é necessário garantir uma conexão de internet robusta e estável para todos os speakers. Fique de olho na velocidade de upload, pois ela determina os dados enviados pelo dispositivo à rede – se ela for baixa, prejudicará a qualidade de áudio e vídeo.

Desta forma, é importante levar em consideração a contratação de um link de internet dedicado. Você garantirá que a conexão não inviabilizará o seu evento e o realizará com segurança e qualidade.

Plataforma de pagamento online

Você pretende monetizar o seu evento? Independentemente de fazê-lo com todo o conteúdo ou somente parte dele, será necessário utilizar uma plataforma de pagamento online.

Algumas plataformas de transmissão ao vivo possuem integração com ticketeiras. Caso você opte por uma opção sem este recurso, as vendas de ingressos continuam possíveis. Em ambos os casos, você precisará pagar uma porcentagem ao gateway de pagamento.

Produção de vídeo profissional

Para concluir a lista, é necessário dar atenção à produção de vídeo profissional. Por se tratar de um tipo de evento de evento de alta qualidade, é importante contar com uma equipe de cinegrafistas e técnicos de som. Assim, todas as questões técnicas estarão nos conformes e você poderá realizar seu evento com tranquilidade.

Como organizar um evento online?

São muitas ferramentas para evento online, não é mesmo? Vale ressaltar que o processo de planejamento e organização de eventos possui outras etapas a serem seguidas. Seja no processo criativo, nas ações de marketing, na operação e no pós-evento.

Pensando nisso, fizemos uma lista com todos os passos de como organizar um evento online. Confira:

1. Planejamento de evento online

Primeiramente, é necessário fazer o planejamento de evento online. Nesta etapa, você precisa definir o público-alvo e os objetivos a serem atingidos. Além disso, é o momento de criação do conceito do evento – desde o nome até o seu tipo e duração. 

2. Planejamento de conteúdo

Depois disso é hora de fazer o planejamento de conteúdo. Aqui, você deverá escolher os speakers, temas a serem debatidos e programação do evento. Não se esqueça de definir a duração dos painéis e oferecer conteúdos concisos – usar um modelo de roteiro te ajudará nesta etapa.

Não se esqueça de pensar na sua estratégia de evento online. Tenha em mente a importância de garantir o engajamento do público – e isso começa bem antes da transmissão, quando o usuário descobre a existência do evento. 

3. Ações de marketing para eventos

Como falado anteriormente, é necessário pensar na experiência do usuário desde antes do evento. Para isso funcionar, você precisa definir todas as ações de marketing para eventos.

Como? Crie a landing page do seu evento e faça toda a campanha de divulgação. Use ferramentas de automação de marketing e as redes sociais para estabelecer um relacionamento com o seu público.

Além disso, é importante pensar em todas as ações de divulgação complementares e na captação de recursos – seja com investidores ou patrocinadores. Isto te ajudará a maximizar o seu evento.

4. Mensure os resultados

Depois de fazer seu evento online, é hora de mensurar os resultados. Entre as principais métricas a serem usadas estão a audiência, engajamento do público e visibilidade obtida.

Outros pontos imprescindíveis são o Retorno Sobre Investimento (ROI) e feedbacks de público, palestrantes e stakeholders. Isso te ajudará não só a saber se o seu evento online foi um sucesso, mas planejar próximas edições. 

Para te ajudar, preparamos o guia definitivo de como organizar um evento online. Você pode baixar este conteúdo e usá-lo para ajudar em todas as etapas mencionadas acima.